Офис в небесата

Компанията „БГСервиз” е първата в България, която внедри Microsoft Office 365 – комерсиалната клауд услуга на софтуерния гигант. Решението да се мигрира към работа „в облака” чрез Office 365 е продиктувано от това, че офисните продукти на Microsoft са познати и лесни за употреба. Г-н Огнян Юскеселиев, старши системен администратор в „БГСервиз”, уточнява: „Освен това тези продукти са сигурни и имат възможност за пълна интеграция с настоящата инфраструктура на почти всяка фирма – затова няма необходимост от инвестиции в нов хардуер и инфраструктура.” Компанията очаква с внедряването на Office 365 да се намали времето за администриране на локалната инфраструктура и да реализира спестявания от вече ненужно обновяване на хардуера. Също така вече се отчита повишената продуктивност на персонала, която се дължи на постоянния достъп до услугите от всяка точка на планетата, на по-малкото необходими командировки между офисите и автоматично повишеното ниво на сигурност за фирмената информация.

Бързо, сигурно, без прекъсване...

Процесът по планиране, тестване и миграция на всички потребители към клауд услугата Office 365 преминава в рамките на само 3 работни дни, като през това време не се прекъсва достъпът до електронните пощи. За сравнение: при локално внедрено решение един такъв процес при фирма с размерите на „БГСервиз” обикновено отнема повече от месец. Според г-н Юскеселиев ефектът от преминаването към клауд услугата, макар да е съвсем отскоро, вече определено е осезаем – той казва: „Благодарение на мигрирането ни към Office 365 администрирането на вътрешните ни системи намаля значително, като същевременно се увеличи продуктивността на потребителите.” Яна Атанасова, негова колежка и мениджър на  проекти, допълни: „Това, което ми харесва при Microsoft Lync, е, че мога да споделям екрана си или програми от компютъра си с колеги, независимо дали те са в офиса ни в София или в момента са във Варна.”

Месечната такса при план E1 за клауд услугата е около 9 евро. Получавате възможности за онлайн видео и аудио конференции, вътрешен портал за съвместна работа и споделяне на документи и др.

Предимствата на Office 365 според опита на „БГСервиз”

• Разходите за командировки намаляват приблизително с 30%, като с течение на времето този процент се увеличава. Намалено е времето за администриране на локалната инфраструктура. Благодарение на мигрирането към Office 365 времето за администриране на локалните системи спада драстично. Периодичните операции, например инсталиране на пачове, актуализации и профилактиките, намаляват със 70%.
• Спестява се от обновление на хардуера. Образно казано, локалните компютри се използват предимно като терминал и за работа с офис приложенията. Сървърният софтуер върви на супермощните машини „в облака”. И понеже БГсервиз нямат нужда от нов сървърен хардуер, реализират спестявания за около 24 000 лв.
• Удължава се работният живот на наличните хардуерни конфигурации. Мигрирането на системите към Office 365 освобождава капацитет за въвеждането на нови системи и услуги в рамките на фирмата, които позволяват по-висока конкурентоспособност.
• Повишава се продуктивност­та на персонала чрез постоянен достъп до услугите от практически всяко място, на което има достъп до интернет.
• Фирмата стартира и програма за работа от къщи. Изискванията на тази програма налагат всички комуникационни услуги да са достъпни навсякъде по 24 часа и в 7 дни от седмицата. Броят на потребителите, които работят дистанционно, се увеличава.
• Поддръжката на Office 365 по време и след мигрирането надминава очаквания­та за ефективност и бързина. Благодарение на ефективната поддръжка във всеки момент е ясен статусът на услугите, както и на подадените запитвания. Актуализациите до най-новите версии на офисните и комуникационните програми се извършва от Microsoft и не изиск­ва допълнителни инвестиции и действия от клиента.
• Сигурност. Благодарение на сертифицираните центрове за данни на Microsoft след мигрирането към облака нивото на сигурност на информацията се повишава многократно. Чрез интегрирането на Office 365 с наличната инфраструктура на компанията се постига много по-добър контрол на достъпа, като същевременно се позволява по-сигурен начин да се обменя информация и с партньорски организации. Структурата на Office 365 е буквално „отказоустойчива” и повишава и сигурността на данните в случаите на природни бедствия и аварии от всякакъв тип.