Критична точка

Трябва да признаем, че днешният бизнес има едно особено динамично очарование. И в това няма никаква загадка - в сърцето му стои комуникацията, а ние всички в сърцето си търсим с кого да общуваме ....

Знам, че тук трябва да говорим на по-сериозен език, но на него също трябва да признаем, че комуникацията е ако не същността, то необходимата основа за всеки бизнес. Комуникацията с клиенти, във фирмата, с външни и вътрешни документи, ежеминутно заливащи всичко, от малките офиси до големите корпорации - ако не се организира, тя ще генерира не бизнес, а хаос, и това не е риск, а факт. Документопотокът, който реално е средството и каналът за бизнес комуникация, е достигнал толкова критична маса, че вече никой не се съмнява, че без CRM, ERP и изобщо без добре обмислено и интегрирано в работната му среда решение за управление на бизнес процесите и най-добрата идея няма шансове да оцелее.

Днешният бизнес има още една особеност - толкова очевидна, че за нея често дори не се говори - той изобщо, ама изобщо не е paperless и дори не е тръгнал в тази посока. Харесва ни, или не - трябва да приемем ситуацията.

Представете си, че срещнете златната рибка на печатащите устройства за управление на документопотоците и тя предложи да ви изпълни три желания. Кои ще са те? Моите са всичко, което и досега правя с документите си, да става: 1) по-лесно, 2) по-бързо, и 3) по-сигурно. И като реверанс към рибката - да спомага поне малко за запазване на екологичното равновесие, за което наистина ме е грижа.

Едва ли ще се изненадате, че проучванията на Canon по повод на това, как да оптимизират новото си поколение imageRUNNER машини, e дало подобни отговори. И резултатът е imageRUNNER Advance - една серия хардуерно-софтуерни решения, които модерно и интелигентно се справят със сложните документопотоци днес.

Моделите

Платформата imageRUNNER Advance включва четири основни серии, всеки модел от които има свои разновидности и опции за скалиране и персонализация. От коя отправна точка, т.е. базов модел, ще тръгнете, зависи от мащаба и типа на работата във вашия офис. Entry level серията е imageRUNNER Advance C5000, проектирана според нуждите на малките и средни предприятия. C5000 устройствата печатат със скорост до 51 ppm както цветно, така и монохромно, имат капацитет за хартия до 5000 листа и възможности за финишинг на брошури.

В средния клас предложението е серията C7000 и тя е проектирано за корпоративни мрежи, обслужващи до 50 човека. Скоростта на печат е още по-висока, 65 ppm, капациететът - 6900 листа, и в допълнение се поддържат по-тежки медии - до 300 г/кв.м.

Високият клас е представен от серията C9000. Това е машина, разработена предимно за специализираните отдели на големите корпорации, които се грижат за отпечатване и разпространение на корпоративни документи, брошури и други сред служители и клиенти. Тези решения предлагат по-сложни възможности за финишинг, например за вътрешнокорпоративно производство на бросшури до 25 страници. Ако при C5000 и C7000 акцентът е поставен върху оптимизацията на документопотоците в абсолютно всяка работна среда и всички нейни аспекти, то в C9000 освен него имаме и силен акцент върху крайния хартиен продукт, който мотивира служителите и вдъхновява клиентите.

imageRUNNER Advance семейството има още един член - C9000 Pro, с по-различен фокус върху нискотиражния комерсиален печат и съответно е обект на друг материал. А в този нека се върнем върху нашите желания за оптимизиране на работата ни с документи и оттам на работата ни в офиса изобщо.

Скорост, породена от интегриране

Вече цитирахме скоростта на печат за отделните модели, но на всички ни е ясно, че не тя е основният фактор за печелене на време в офиса. Същността в случая е много по-високото ниво на контрол, интегритет и персонализация на печатния процес, постигнат чрез тясна интеграция на софтуера и хардуера на imageRUNNER Advance от една страна, и на тях с останалите софтуерни решения за документооборот, с които работите, от друга. Новата технология предлага 5 пъти по-бърз интерфейс, по-бърза обработка на изображенията благодарение на нов контролер и до 84% по-бърза готовност за печат (warm up time) в сравнение с предишното поколение imageRUNNER. И въпреки това лесната интеграция със съществуващите технологии и инфраструктура е ключът към успеха на imageRUNNER Advance. Простата истина е, че можем да спечелим удивително много време, ако спрем да го губим в излишни процеси или да избягваме такива, които са ни затруднявали. Ако ни е лесно и удобно - ще бъде и по-бързо.

Потребителите и офисите обаче са различни и те биха работили по-бързо, ако решенията, които ползват, отразяват адекватно тези различия. Едно от основните предимства на новата технология на Canon, което клиентите непосредствено ще усетят, са персонализирните работни потоци и one touch процесите. От гледна точка на крайния потребител фокусната точка на всяко устройство е 8.4 или 10.4-инчов SVGA HD цветен дисплей с големи интуитивни икони, чийто брой, размер, както и фонът на самия дисплей могат да бъдат персонализирани според офисната линия или просто желанието на хората в него. Всяко устройство позволява персонализирани документопотоци, обединяващи сложни и времеемки задачи, до които потребителят има достъп само с един бутон.

От гледна точка на ИТ администратора новата imageRUNNER Advance платформа се характеризира и с по-високо ниво на интероперативност в сравнение с предишните. Тя позволява изключително лесна, директна интеграция с Microsoft Sharepoint и по-сигурна защита на документите благодарение на интеграцията с технологиите на Adobe и NTWare. За защитата ще стане дума и по-нататък, но е важно да се отбележи, че когато тя е гарантирана на всички възможни нива, хората не губят време в морално остарели процедури по осигуряването й.

Трудно е всички екстри на imageRUNNER Advance да бъдат строго разграничени, тъй като тук виждаме първата в индустрията MEAP технология - многофункционална вградена платформа за приложения на Canon, която сама по себе си прави възможностите й практически неограничени и отлично интегрирани една с друга. Ще споменем само някои идеи за по-ефективна работа, постигната със софтуерни средства.

На първо място това е софтуерът iW360 на Canon за лесно комбиниране на информация от различни източници и различни формати. За бързото й намиране по ключови думи спомага вградената възможност за OCR конвертиране на PDF файлове. Имаме още бързо дигитализиране на хартиени документи и изпращане до множество дестинации като имейл, факс, ftp, Microsoft SharePoint и iW360 сървъра, вградено и готово за използване място за съхраняване на документи, наречено „усъвършенствано пространство" за лесно управление на споделени библиотеки за документи, като HR формуляри и продуктови брошури. Използват се новите Office Open XML файлови формати за лесен достъп и използване на документите и от други системи за организация на документооборота. Всичко може да се управлява през мрежата с помощта на iW Management Console на Canon, а решението ще бъде наистина цялостно, ако в него се включи uniFLOW Output Manager.

uniFLOW Output Manager е нещо повече от решение за анализ на отпечатването и отчет - това е начин да получите цялостен контрол над процеса на отпечатване. Функцията Re-routing позволява да пренасочите задачите към най-ефективното по отношение на разходите устройство според типа и нужното качество на отпечатваните документи (черно-бяло, цветно). Възможно е и заданието автоматично да се отклони към алтернативни устройства, така че производителността на екипа да не бъде засегната. В корпоративните репрографски отдели функцията Load Balancing позволява да разпределите задачите за отпечатване между няколко различни устройства, осигурявайки оптимална ефективност на процеса. uniFLOW Output Manager предлага също набор от допълнителни функции като например Secure Job release (защитено изпълнение на задачите), Desktop Accounting (отчетност), Clustering (клъстеризация) и Job Ticketing (етикиране на задачи), проектирани да ви осигурят максимален контрол върху отпечатването и разходите.

Сигурност

С увеличаване на сложността на бизнес комуникацията данните и документите, на които тя се базира, за съжаление стават все по-уязвими на всеки етап от жизнения си цикъл. За да бъде завършено едно решение за управление на документопотоци, то трябва да гарантира тяхната сигурност и imageRUNNER Advance го прави от момента на сканиране до този на споделяне, архивиране и печат. Устройствата могат да се настроят да изискват идентифициране на потребителя - чрез системата за достъп до самата компания или чрез система от карти за ауторизация. Твърдите дискове могат лесно да се вадят за съхранение на защитено място, възможна е и конфигурация с дублиране на твърдия диск и кодиране на данните. Така защитата е както срещу недобронамерено или недобросъвестно използване на данните, така и срещу физическата им загуба при евентуален отказ на един от твърдите дискове. Разбира се, поддържа се и архивиране на данните и експортирането им в .CSV формат. В поверителните документи могат да се вграждат защитни водни знаци, а благодарение на интеграцията със софтуера Adobe Rights Management достъпът до даден документ може да се ограничи на ниво преглед, печат, копиране, да се променят тези ограничения и да се контролира валидността на документа.

Екологичност... и ефективност

Грижата за екологията започва с това да не използваме ресурси, които не ни трябват. Добрата новина е, че ако се грижим за собствения си интерес, се грижим и за планетата. Така например компактните размери, ниското потребление на електроенергия, новият тонер, който не само дава по-качествени разпечатки, а и се фиксира при по-ниска температура, намалените с 30 до 50% емисии на вредни вещества, ниските нива на шум, разнообразието на грамажи и формати на хартията и богатите възможности за Z и С сгъване и финишинг с телбод, които позволяват правенето на брошури в малки тиражи вътре в офиса вместо поръчването на излишно големи минимални количества навън - всичко това помага както за ефективността на вашия бизнес, така и за опазването на природата. В imageRUNNER ADVANCE са използвани и други зелени иновации като например първите в света негорящи пластмаси, направени изцяло от органични материали с растителен произход. Това може да ви звучи много повече като любопитен факт, отколкото като selling-point, но може би ще ни помогне да се научим да взимаме решения, които имат значение не само сега, а и в бъдеще.