Най-важният аспект от всяка една връзка – независимо дали лична или професионална – е комуникацията. Тя може да представлява всичко – разговор очи в очи, изпратен смс, мейл и скайп разговори. Всяка дума, изречена в професионална обстановка, е професионално комуникиране, а то е нещото, което ще привлече или ще отблъсне човека отсреща независимо дали е клиент, подчинен, колега или шеф. Професионалната комуникация, зародена в определена компания, често носи нейния печат, стила на индустрията. И все пак мнозина все още изпитват безпокойство, попадайки в корпоративна среда, където комуникацията е стриктно професионална.

Парализа

Парализата в професионалната комуникация най-често се проявява при нужда от публичност на изявлението (например презентации пред хора, независимо дали са познати или не), или в ситуация, когато е изключително важно да говорите разбираемо и отчетливо – като момента, в който най-после се решите да поискате повишение.Парализата, за която говорим, е способна да накара и най-добрият оратор да започне да заеква и да се спъва в собствените си изречения, като причината е единствено страх от публични изяви. Именно затова е трудно този проблем да се преодолее толкова лесно.

Изследвания сочат, че дори хората да работят с специалист, който да им помага да преодолеят въпросните спънки, повече от 60% от служителите се оплакват, че при необходимост от комуникиране на въпроси, които трябва да бъдат предадени изключително точно, настъпва паника и парализа на речта в най-неподходящия момент.

Един от най-често използваните начини за преодоляването на въпросния проблем е използването на шаблони на говоренето – очертаване на ясни граници за това, което трябва да се каже и следването им дословно. Това е начин да подсигурите предаването на информацията, която целите да изречете, без да се разливате встрани от темата, да губите мисълта си или просто да правите лапсуси и с най-простите думи. Написването на лист в грубо обобщение на нещата, които искате да кажете, разделено на точки (1,2,3…) е механизъм, който показва голям успех.

Ефективно слушане

В комуникацията в офиса едно от най-важните неща не е говоренето, а слушането. Когато някой говори с нас е важно да получава отговор, не само с думи, но и с езика на тялото. Кимането с леко наклонена глава, контактът с очи и извърнатото тяло към човека, който говори са само няколко от нещата, които подсказват на събеседника, че получава нераздвоеното внимание на този отсреща. Не е приемливо да се гледа телефона, да се преглежда мейла на работния компютър и въобще всякакви задачи, които биха отклонили погледа и биха нарушили ефективното слушане. Ако отсреща получавате лоши новини или просто не харесвате това, което чувате, грешка е да промените стойката си и да започнете да изглеждате ядосани или осъждащи към думите или действията на човека, с който комуникираха. Това може да доведе в разминаване в комуникацията, предизвикано от несъзнателното отдръпване на събеседника.
Работата върху невербалната комуникация е едно от главните неща, което свързва комуникиращите един с друг, помага за навигиране на понякога сложни ситуации и дава информация, която иначе не бихте получили. Неща като движение на тялото, стойка, контакт с очи, тон на гласа и дори дишането казва повече, отколкото думите биха могли.

Пестеливите фамилиарности

Формалността на професионалната комуникация не трябва да бъде забравяна там, където се вижда най-отчетливо: в мейлите, разменяни ежедневно. Ако пишем до колега, е добра идея все пак да започнем мейла с поименен поздрав и да включим в него и подпис в края. Ако пишем до човек, който е над нас в йерархията, това вече е задължително. При изпращане на мейл трябва винаги да се помни, че всичко написано може да бъде показано и препратено, така че да се види от много повече хора. Затова избягвайте фамилиарностите и майтапите, които иначе ви се виждат много освежаващи за сухарската информация в мейла.Важно е да се приеме и че всички комуникационни портали, независимо колко лични си мислим че са, всъщност често се наблюдават от фирмата. Непрофесионалните и необмислени думи понякога могат да бъдат извадени и използвани срещу този, който ги е изрекъл, затова е добра идея да заложите на учтивата пестеливост. Неприемливо е да се оправдавате с обстоятелства от личния си живот, когато сте закъснели за среща с клиент или оперативка.

Не става дума да забравяме какво е приятелски разговор в офисна среда, но всяко фамилиарничене трябва да си има граници. Отделен въпрос е конфронтацията. Според експертите комуникацията е само 20% съдържание и 80% - тон на гласа. Съответно почти всяка тема на разговор може да започне и да завърши успешно, а интеракцията между хората да бъде предадена без заплашителност. Оттам идва и позитивната атмосфера, към която се стремят повечето офиси в света.

Ценното време

Уважението към времето на другите хора е ключов аспект от правилното провеждане на професионалната комуникация. Простото правило е да проверявате дали в момента човека, към който искате да се обърнете, не разговаря по телефона, не пише мейл и не изглежда зает с друга сериозна задача. Объркването на процеса на мисълта на събеседника няма да доведе до нищо продуктивно, напротив – ще предизвика раздразнение и в повечето случаи дори сериозни спорове.