Съвети за по-добра комуникация: електронна поща

Kомуникацията чрез електронни писма продължава да е предпочитана в глобален мащаб, въпреки че днешните технологии предлагат и множество алтернативи, също базирани върху размяната на текстови съобщения. В този смисъл някои от съветите в този материал са валидни не само за имейлите, но и за аналогичните средства за комуникация.

Да грабнеш кореспондента още с темата

Данните варират според различните статистики, но може с известна категоричност да се твърди, че средният потребител всеки ден получава по 20 електронни писма. Тук, разбира се, не влизат „непоисканите търговски съобщения“. При хората от бизнеса ежедневната комуникация е средно пет пъти по-голяма, като се говори за около или доста над 100 писма на ден. Горе-долу това е количеството и на сценариите, които един холивудски продуцент може да получи в рамките на 48 часа. Опитните кинаджии особено държат на оформлението на текстовете според правилата. Един ключов елемент да отсъства – авторът може да е сигурен, че продуцентът няма да прелисти и първите страници. Затова от изключителна важност е краткото резюме на целия текст, намиращо се още на първия лист. От него кинаджията се ориентира дали има смисъл да си губи времето с изчитането на поредния материал от автор, търсещ бърза слава и съответните пари.

Както не бихме си купили книга без заглавие, така не трябва да очакваме, че ще четат писмата ни, ако нямат subject.

Темата, или subject-ът, на електронното писмо е аналогична на онази решаваща страница от филмовия сценарий. Досущ като холивудски продуценти днес очакваме от самото начало да ни е ясно какво ще четем, иначе не даваме гаранции, че ще му обърнем внимание. Това стана съвсем ясна тенденция, откакто Twitter ни научи да четем кратки съобщения и да гледаме подозрително на по-дългите текстове. Ето защо всеки subject на писмото ви трябва да е недвусмислен – може да не е кратък, но е добре да носи точна информация за съдържанието в изложението, а стига да е възможно – и какво се очаква от получателя. Ако не очаквате непременно отговор и го отбележите в самото начало, има по-голяма вероятност събеседникът да ви обърне внимание на мига, вместо да ви отложи за по-късно с надеждата, че тогава ще има повече време за вас.

Изисквайте действие без заобикалки

Нека предположим, че ви се налага да напишете писмо, чрез което да призовете или да подсетите приятел, колега или партньор за дадено действие – например да свърши нещо за вас, което ще ви позволи вие да приключите вашата работа. Мнозина, ако не и повечето хора биха написали поне един встъпителен абзац, с който да оправдаят изискването си насрещната страна да извърши едно или друго. Сякаш става дума за оправдаване на „юркане“, макар случаят да не е такъв.

По-добрата стратегия е още в първото изречение или дори в темата (subject-а) да подканите събеседника към действието. А чак след това, ако изобщо е наложително, да го занимавате с мотивите зад писмото си.

Нужен ли е наистина „отговор до всички“ - на страница втора

Да се държиш на положение

Дори да разчупите бързо леда с нов събеседник, не е добра идея да избързвате с честата употреба на емотикони в писмата. Също така е разумно да внимавате с употребата на препинателните знаци. Чест и дразнещ проблем, говорещ за ниска езикова култура, е злоупотребата с възклицателни знаци. Ако искате да наблегнете на дадена мисъл, можете да го направите чрез подбор на думи, вместо с три или повече удивителни, строени като войници преди атака на фронта.

И може би за някои читатели ще е интересно да научат, че почти във всички езици препинателните знаци се пишат залепени до последната буква от предходната дума, а след тях се поставя интервал. Да, текстообработката е цяло изкуство. Трябва да знаем поне основните правила.

Понякога е по-добре да не отговаряте изобщо на дадено писмо, вместо да му отвърнете само с емотикон.

Нужен ли е наистина „отговор до всички“

Reply to all може да е колкото полезна функция, толкова и дразнеща. Вероятно поне един път ви се е случвало да ви включат в групова дискусия чрез електронни писма – в която нямате интерес да участвате, нито имате опция да се измъкнете, без изрично да го поискате и да изглеждате като „незаинтересован“. Или още по-зле – като темерут! Ако все пак решите вие да започнете такава дискусия, можете да формулирате конкретни въпроси, които да предполагат кратки отговори. Отклони ли се нишката на разговора в различна от първоначалната посока, може би трябва да помислите кои адресати да премахнете, за да не ги „спамвате“ с нежелани писма.

Вашият персонален „отговор до всички“

При дискусия, в която участват много събеседници, е възможно да направим някои грешки в опитите ни да отличим нашия отговор от останалите. Заигравката с шрифтовете, особено с тяхната големина, може и да ви направи „забележими“, но не всеки забелязан е... забележителен в положителния смисъл на думата. Още по-лоша идея е да използвате оцветявания на текс­та, освен ако не е крайно наложително и в контекста на темата. Всъщност най-елегантният начин да отличите вашето писмо в груповата дискусия е чрез промяна на subject-а с текст, обобщаващ вашето мнение по разглеждания въпрос.

Още по-силно и по-добро впечатление ще направите, ако отсеете несъществената информация от писмата на събеседниците си и оставите само цитатите, които смятате за важни и бихте искали да коментирате. Изложите ли мислите си в рамките на не повече от три изречения, можете да се поздравите!

Въпроси и отговори

Понякога се случва да получаваме писма, в които въпросителните изречения са повече от съобщителните. Прегледен и удобен начин да им отговорите е чрез оформяне на текста по начин, наподобяващ интервютата в печатните медии. Ето един пример:

• Кога ви е удобно да дойдете в офиса ни?

Всеки делничен ден преди 13 ч.

• Доколко е важно за вас гъвкавото работно време?

Изключително държа на него.

• Бихте ли казали каква месечна заплата очаквате?

Да, разбира се, но предпочитам да обсъждаме този въпрос на срещата в офиса ви.