През 2016 година Facebook обявиха пред света новата си социална мрежа, насочена към корпоративния свят: Workplace. Mисията на корпоративната мрежа е да свързва офисите, екипите и хората с нов и иновативен инструмент, който е достатъчно достъпен и познат за всеки. На конференцията F8 тази година Facebook обявиха множество обновления на Workplace, включително нови партньорства, интеграция на ботове и всичко, което големи корпоративни клиенти биха могли да искат. Говорим си с Цветелина Пешева от компанията SoftServe, за да разберем от първа ръка какви ползи носи тази бизнес социална мрежа на компания от по-голям мащаб и в съвремието изобщо.

В същността си и още от самия си старт Workplace е опит на Facebook да постави услугата в силен бизнес контекст, да работи с бизнеси и да отговаря на техните ежедневни изисквания. Workplace свързва хора, които работят в големи екипи, „разхвърляни“ в няколко офиса и дори в различни държави и успява да им осигури достатъчно ползотворна комуникация. Според Жулиен Кодорню, вицепрезидента на Workplace, това е мрежата, която ще помогне на големите компании да комуникират по начин, който идва абсолютно естествено в дигитална среда. Организациите биват изключително улеснени и от факта, че интерфейсът съдържа познати ни от Facebook функционалности като News Feed, Groups, Chat, Live Video и други, а също има и мобилна версия за ползване в движение.

Към момента Индия е една от основните пет държави, използващи Workplace. В списъка са още Норвегия, САЩ, Великобритания и Франция. Използва ли се обаче Workplace и в България и до каква степен ефективността й е доказана?

Информация от първа ръка ни дават SoftServe, компания за дигитални услуги с висок годишен растеж, 4500 служители в 29 офиса по цял свят. Цветелина Пешева, която е част от българския офис, споделя, че дигиталният подход вътре във фирмата се насърчава и подкрепя, а пристъпването към Workplace е било логична част от развитието на вътрешната комуникация. Първоначално за разпространяване на социалните новини на компанията са използвани интранет и мейл, но корпоративната информация се увеличава с разрастването на самата компания. „С новия инструмент за вътрешна комуникация искахме да осигурим двупосочно общуване, да предложим добре познат и интуитивен интерфейс и да разполагаме с достъп до него от всякакъв вид устройства, включително мобилни. Инструментът за комуникация, който използвахме преди Workplace, вече не отговаряше на нуждите ни и не успяваше да следва растежа ни“, разказва Цвети. Освен всичко друго Workplace дава възможност за споделяне и обратна връзка от служителите.

Решение за редица проблеми

Според споделеното от SoftServe, Workplace решава редица ключови комуникационни проблеми на компанията. Работата на база на групи в интерфейса се вписва лесно в организационната структура на SoftServe, която работи по различни проекти, към които са прикрепени съответните екипи. „Workplace предоставя подробна статистика, която се оказа ефективен инструмент за екипа по комуникации на SoftServe“, казва Цветелина. Многопосочната комуникация също е голям плюс, а разпознаваемостта на интерфейса, който силно напомня този на Facebook, е голям бонус при интеграцията поради факта, че повечето служители вече са ползвали потребителския Facebook.

Имплементацията на платформата продължава само месец, което е впечатляващо, като се вземе предвид обемът служители на компанията. В работата по внедряването се включват 17 души. Първата задача е изготвянето на матрица на групите и създаване на групи за отделните офиси и отдели. След което всеки служител се включва в системата, присъединявайки се към конкретните групи за собствената си държава и офис, а също и в общата група на компанията. Назначават се модератори по контрол на съдържанието в групата. Запълването на самите групи с интересно и подходящо съдържание също е важен момент, с който се заемат най-активните служители. „Изграждането на доверие в платформата е важен момент“, казва Цветелина, „и участието на висшия мениджмънт също беше от решаващо значение“.

За всякакъв вид компании

От SoftServe споделят, че Workplace е идеалната платформа за свързване на международните офиси на компанията в Европа и САЩ. „Целта беше платформата да бъде достъпна през всяко устройство, включително и през мобилните телефони, докато сме в движение.“ Workplace е платформа за двустранно общуване, което от своя страна е възможно само при условие, че ръководството на компанията иска да бъде по-близо до своите служители, независимо от йерархичната й структура. Въпреки че този модел е най-силно приложим в либерална среда, все пак и по-консервативните компании могат да се възползват от Workplace, „тъй като платформата има много познат и удобен интерфейс“.

Стартиране и предизвикателства

На въпроса, как се имплементира подобен инструмент в компания с 4500 служители и в 30 офиса, Цвети казва, че подобно нещо винаги е предизвикателство, но резултатите само шест месеца след това са показателни. „Към момента имаме 87% активни потребители. 30% посещават платформата един или повече от един път на ден, 30% - няколко пъти седмично, останалите 40% - поне веднъж в месеца. В момента сме с над 200 активни групи, които прогресивно се увеличават.“ Още преди старта на новия инструмент от SoftServe се заемат активно с информирането на служителите и отговаряне на всеки въпрос. „Създадохме специална Q&A група, в която всеки може ефективно и на момента да получи отговор на въпроса си относно Workplace. Така те по-лесно успяха да приемат новия инструмент и да се уверят в неговите ползи. Тази група е активна и се поддържа от отговорни модератори, които оказват подкрепа при появил се проблем.“

Интересен е въпросът с вътрешнофирмената политика за социална комуникация за лични цели – защото, разбира се, Workplace е корпоративна социална мрежа. В случая нa SoftServe политиката е либерална. „Доказано е, че присъствието в социалните медии има ясни професионални предимства, води до нови контакти и разширява познанията в индустрията, в която сме ангажирани”, споделя Цветелина.

Използване в настоящето

При стартирането на използването на Workplace Цвети казва, че “успешният старт на Workplace при нас би бил невъзможен без огромната подкрепа от екипа на Facebook по време на подготовката за старта, както и при процеса на внедряване”. Към момента за компанията това се оказва мощна платформа за социално сътрудничество и ефективен обединяващ инструмент за екипите, разпръснати на много места. „Мениджърският ни екип има възможност да съобщава новини по неформален начин и да получава бързи отговори от служителите. Стрийминг сесиите в реално време са полезни за различни обучения, срещи на ръководството, на отделите и др. Благодарение на Workplace връзката между служители и ръководство стана по-близка, а комуникацията – по-систематична, по-бърза и „по-лесна“. Едновременно общуваме, шегуваме се, обсъждаме новини, генерираме идеи и всичко това се случва в една среда. Трудно може да се подцени значението на тази платформа за компания като SoftServe, която развива дейност в повече от 30 локации.“

Платформата се оказва и много ефективен инструмент за насърчаване и признание на постиженията на служителите на SoftServe, където положителните отзиви се споделят в цялата компания и самите те могат незабавно да получават коментари и поздравителни съобщения от изпълнителния директор и висшето ръководство. „С нетърпение очакваме да постигнем още по-голям успех при дигиталния преход и смятаме, че Facebook е изключително важен партньор, а Workplace – изключително важен инструмент в нашата екосистема.“