Офис срещата: как да я направим продуктивна?

Мислили ли сте си някога, че офисните срещи (т.нар. оперативки) обикновено са само губене на време? Не сте сами. Изследване на Microsoft отпреди няколко години показа, че хората прекарват средно около 5.6 часа седмично в офисни срещу, но 71% от запитаните твърдят, че срещите не са особено продуктивни. Къде всъщност лежи успехът на бизнес срещите и възможно ли са да се изпълнят по начин, който да подсигури тяхната продуктивност? Ето няколко лесни стъпки, които могат да се следват за целта.

Планирайте я умно

Стратегически планираната среща е много по-вероятно да бъде успешно приета от служителите и да се получи дискусия. Според статистиката, повече от половината срещи (61%) се провеждат или в сряда или в четвъртък, но това задължително се оказват най-натоварените дни на седмицата – дните, когато всичко е в разгара си. Избирайте времето за провеждане на среща в най-ненатоварените дни, в най-ненатоварените часове от деня.  От  данни изведени от Blue Jeans Network, най-подходящи се оказват понеделник и вторник, а препоръчваният час е след 3 следобед.

„Наказание“ за закъсняващите

Над 50% от хората закъсняват за организираните офисни срещи, дори да са предупредени предварително за тях. Това е неприятно, но ако няма как да се избегне, закъсненията може да се канализират по положителен начин, така че да се използват за повдигане на духа на хората. Някои от запитаните мениджъри твърдят, че налагат наказания на закъсняващите – всеки закъснял трябва да каже виц; други ги карат да пускат дребни пари в буркан, който се държи в офиса и когато се съберат повече, се купува пица за целия екип. Трети мениджър казва, че всеки закъснял трябва да носи понички,  ако иска да бъде приет в срещата. Позитивното от цялото нещо е, че на закъснелите се налага наказание, което едновременно не им е особено приятно и в същото време не е особено сериозно – а и носи настроение на всички в стаята.

Изберете участниците внимателно

Ако сте мениджър и организирате седмична оперативка, помислете добре кой искате да присъства на нея. Избирайки участниците в срещата с внимание, вие си осигурявате желания резултат. Хората, които трябва да присъстват на срещата, са само тези, които могат да вземат дейно участие по темите, разисквани на нея. Списъкът с присъстващи може да е дълъг, но все пак не трябва да надвишава 10 души. Целта е всеки да може да изкаже мнението си, да даде предложения и да изслуша другите, и то в рамките на максимум 2 часа (времето, в което според специалистите хората могат да задържат нераздвоеното си внимание).

Не изпускайте фокуса

Първото правило е: започнете и завършете срещата в определените за това часове. Подсигурете се с всичко необходимо преди да започне срещата – таблици, диаграми, доклади. Не ги търсете след като вече срещата е започнала. Второто правило е – не се отплесвайте. Дръжте фокуса здраво и във всеки един момент помнете за какво сте се събрали на конкретната среща. Това означава да пренебрегвате други, възникнали по време на обсъждането на главния въпрос,вторични въпроси. А това е твърде възможно – често пъти, обсъждайки разпалено настоящи теми, в процеса на дискусията, хората повдигат други въпроси и изкушението да се отплеснат в обсъждането им е голямо. Работата на водещия на срещата (обикновено мениджъра) е да върне веднага въпроса в правилната посока. Рефокусирането на темата на разговор трябва да е постоянна цел в офис срещите.

Финален рунд

Собственикът на един от най-известните блогърски сайтове, Medium, Eв Уилямс твърди, че може би най-важната част на всяка офис среща, която провежда с екипа си, е така нареченият финален рунд. Той се прави много просто – на края Уилямс дава шанса на всеки участник да коментира току-що провелата се среща. Правилото е, че не се дискутира и не се спори. Всеки има право за не повече от 30 секунди да каже финалните си мисли за срещата, да обобщи собственото си мнение. Според Уилямс този трик е много полезен, защото дава усещането на всеки участник, че е имал „последната дума“ в току-що провелата се дискусия, а освен това дава и възможността на всеки да сподели нещо, което не е успял преди това, да изрази чувствата си (позитивни или негативни) спрямо офис срещата. Финалният рунд създава цялостност и емоционална пълнота у екипа след проведената дискусия, давайки възможност на хората да споделят каквото имат пред всички, а не да го задържат в себе си или да го кажат тайно на някой колега по-късно.