Не оставяй днешната работа за утре

Все повече хора работят на места, където не е напълно задължително дадена задача да бъде приключена до края на деня, в който е възложена. При фрийленс работата от къщи това е дори още по-приложимо. И въпреки очевидните предимства на този по-освободен график, той носи своите опасни негативи, с които ще се сблъскате още в първия месец - задачите се отлагат. “Защо да го правя днес, когато крайният срок е след седмица? Нека бъде утре.” Звучи ли ви познато? Това изречение се повтаря до последния ден, когато свършвате работата в малките часове на нощта, едва спазвайки срока (в най-добрия случай), с лошо качество и с цената на здравето и съня ви. Проблемът в случая е, че докато дойде крайният срок, вече имате други задачи с други срокове - получава се омагьосан кръг. 

Е, ние ще ви предложим няколко съвета как да оптимизирате работния си процес, в случай че нямате лош шеф, който постоянно да ви “стимулира”. 

GTD

Getting Things Done е система за организиране на задачите, която е широко възприета в по-цивилизования свят и дори е част от трудовата политика на много компании, но в България името буди по-скоро недоумение и скептицизъм. Методът е разработен от Дейвид Алън през 2002 г. и е описан подробно в едноименната книга, която не само става хит, но и дава началото на много клонове на системата, както и на изцяло нов тип софтуер. 

Идеята на GTD е проста - задачите трябва да се разтоварват от съзнанието ни, като се изнасят на външен носител. Алън установява, че това работи най-добре по изпитания стар метод на to-do списъка, в който отбелязвате с тикче всяка задача, която сте изпълнили. От психологическа гледна точка създателят на GTD установява, че самият акт на маркирането води до вътрешно успокоение и чувство за завършеност, маркирането на всички задачи като изпълнени в края на тежък работен ден се превръща в истинска самоцел.

Алън смята, че хората, които не си водят такива списъци, са непродуктивни, защото мислят за това, какво още трябва да свършат, точно толкова, колкото мислят и за текущата задача. С помощта на to-do списък обаче имате възможност да се концентрирате само върху това, което правите в момента. 

Разбира се, надали някой би искал да води хартиен график, затова ви препоръчваме да изберете подходящо приложение за смартфон/таблет и/или компютър. Ще се учудите колко богати възможност имат по-добрите предложения в секциите за продуктивност - може да работите с проекти, подзадачи, да задавате крайни срокове, да планирате в бъдеще, да боравите с етикети и дори да извършвате интеракция с колеги. Препоръчваме ви да изберете приложение с много възможности, което обаче не е твърде натоварено, защото така би се загубил целият смисъл на иначе простата идея на GTD. Важно е то да разполага с възможност за синхронизиране с облака, за да може да имате достъп до задачите си навсякъде. 

Pomodoro

Да, Pomodoro означава домат на италиански и това далеч не е случайност. Методът е създаден от Франческо Чирило през 80-те години на миналия век и първоначално е включвал използването на кухненски таймер с формата на домат (в България са по-популярни с формата на яйце). 

Идеята на Pomodoro техниката е още по-проста от тази на GTD - редувайте работа с почивка, но не оставяйте на собственото си съзнание да мисли за това. Достатъчно е да използвате най-обикновен обратен таймер, настроен да ви напомни да спрете да работите сред кратък интервал от време - препоръчват се такива между 25 и 40 мин, но се постарайте да не минавате един час, при това в най-лошия случай. След всяко Pomodoro трябва да почивате около 5 мин, а през няколко Pomodoro-та правете по-големи почивки - около 20 мин. 

Звучи наистина просто, нали? Ще се учудите колко малко сте вършели, преди да откриете Pomodoro. Неорганизираната във времеви план работа е по-непродуктивна, по-стресираща и същевременно създава неприятната илюзия, че сте работили цял ден. Истината обаче е далеч по-неприятна - през няколко минути посещавате Facebook, четете новите мейли моментално, говорите си с колеги, ставате за цигара или нещо за хапване твърде често и понякога сами търсите повод да се разсеете. Идеята на Pomodoro е да работите в кратки и изключително концентрирани интервали от време, в които гоните пълния си капацитет. За да не се претоварвате, обаче почивате често. 

Pomodoro и GTD работят съвършено добре заедно. Всъщност това е една от най-добрите системи за висока лична продуктивност. 

Блокирайте Facebook 

Не можете да се откажете от посещенията си във Facebook? Налагате си изкуствено ограничения и отлагате достъпа си до социалната мрежа? Как бихте могли да пропуснете тази молба за приятелство? Да, в повечето случаи не работи, а голяма част от офисите все още не блокират домейна, пък и това е твърде крайно решение. 

Използвайте софтуер, който забранява достъпа до Facebook за определени интервали от време, които да съвпадат с Pomodoro-то ви. Подобни малки инструменти ще откриете за всяка платформа и всеки браузър - просто потърсете  “facebook blocker” или “facebook limiter”. 

Ще се радваме да споделите своите прийоми за повишаване на продуктивността в коментарите.