10 съвета за съживяване на работния процес

Производителността е гореща тема за всеки работещ човек по света. Но когато става дума за тези от вас, които са в лидерска роля, то необходимостта от повишаване на производителността и ефективността може да бъде още по-ярка.

Може би ти си главен изпълнителен директор, предприемач, рисков инвеститор или дори ръководител на проект. Всички тези позиции имат едно общо нещо помежду си: необходимостта за постигане на по-добри резултати за определено време.

Всеки ден изпадаме в ситуации на неизбежните отвличания на внимание на работното ни място. Подложени сме на изкушенията на социалните медии, а това е сигурна рецепта за намаляване на производителността. За разлика от продуктивността на служителите на по-ниско ниво, ако вашата продуктивност е ниска, то бъдете сигурни, че единственият виновник ще сте самите вие.

За щастие има няколко начина да подобрите вашата производителност. Опитайте следните съвети:

1. Повторно дефиниране на вашия списък със задачи

Задайте си въпроса, наистина ли свършвате полезна работа, когато създавате ненужно дълъг списък със задачи? Знам, че го правите. За по-голяма продуктивност при изпълнение на задачи опитайте да структурирате това, което трябва да изпълните, чак до минута.
Например вземете днешните задачи и ги добавете към вашия календар, със специфично разпределение на времето за изпълнение. Ако трябва да свършите нещо допълнително, то просто създайте краен срок и се придържайте към него.

2. Избягвайте излишните бизнес срещи

Не е необходимо да посещавате всяка среща, на която сте поканени. Не губете ценно време в непродуктивни срещи, когато през това време можете свършите по-важна работа. Създайте ваши лични правила за това, какви типове срещите да посещавате. Кои ще бъдат задължителни и кои може любезно да откажете.

3. Намерете си хоби

Това може да ви звучи като контрапродуктивно, но ще бъдете изненадани как добре подбраното хоби може да подобри работния ви процес. Защо? Ако отделяте от свободното си време през седмицата за различни отборни игри или лични тренировки, то ще бъдете емоционално доста по-удовлетворени и това ще ви действа положително във всяко отношение. Така най-вероятно ще бъдете и много по-щастливи на работното си място. Намусените шефове не са много приятни, нали?

4. Откажете се да гоните съвършенството

Ако постоянно връщате проекти обратно на чертожната дъска или ги пращате в забвение, не само ще убиете производителността, но също така и вашия екип.
Забравете за гоненето на 100-те процента и се задоволете с 80. Това е известно като правилото 80/20. Нивото на производителността ви със сигурност ще се повиши, защото, след като сте изпълнили 80% процента от задачите, останалите 20 на сто ще бъдат много лесно отметнати.

5. Ставане рано

Кое е по-правилно – свършването на дадена задача рано сутрин или довършването на проект късно вечерта? Хората не напразно са казали – ранно пиле, рано пее! Ако започвате деня си рано, то тогава ще сте най-свежи физически и психически, което веднага ще повиши производителността ви. Времето за свършване на дадена задача е по-кратко, когато сте в кондиция, затова ранното ставане е ключ към вашия успех.

6. Наистина вярвайте във вашия екип

Само защото някой от екипа ви завършва поставената му задача по по-различен начин от вас, не означава, че това е грешно. Вместо да се опитвате да се справите с всичко по своему, дайте шанс на някои от тези служители, на които имате най-много доверие.

7. Минимизирайте онлайн отвличането на внимание

Ако се заключите в офиса, няма да направите много за вашата продуктивност. Ако постоянно проверявате социалните мрежи, смартфона си, новините или други интернет страници, то със сигурност ще имате проблем при изпълнението на важните задачи. Но ако не можете да сложите край на вашите разсейващи онлайн навици, може би е време да започнете да използвате приложението Self-Control http://selfcontrolapp.com/, което ще блокира достъпа ви до социални мрежи за определено време.

8. Определете имейл граници

Ако вашата пощенска кутия е главният виновник за спада на производителността ви, то е време да поставите някои ограничения.
Изберете автоматична проверка на пощата ви през точно определен интервал, а след това направете своя график достъпен за тези, които ви пишат най-често, за да могат да го правят в подходящото време. Ако има нещо неотложно и важно, то просто им напомнете да ви се обадят лично.

9. Сложете край на маловажното планиране

Колко време прекарвате всеки ден в планиране на нещо, което не е от първостепенна важност? Вместо да седите и да си играете с палците на ръцете си, мислейки за нещо, което не е ключово за работния процес, просто се впуснете в работата и решението ще дойде само. В много случаи скачането директно в нещата е по-важно от дългото планиране.

10. Не забравяйте за кратките почивки

Противно на общоприетото схващане, че производителността се повишава с непрекъсната работа, това в действителност ще има обратен ефект. Дори машините, компютрите и уредите от бита имат нужда от кратки почивки, в противен случай ще прегреят и в крайна сметка ще се повредят. Това важи и за нас! Не забравяйте да си правите редовни почивки, така че да може да се върнете към вашия проект или задача освежени. За тази цел е много удобна Pomodoro техниката, която ще структурира работния процес на интервали от време и ще ви даде глътка въздух.

С тези десет точки не се изчерпват всички полезни неща, с които може да оптимизирате работата си и да повишите продуктивността, но определено биха ви помогнали, ако ги изпълнявате правилно. Споделете с нас, ако някоя от точките съвпада с вашия начин на работа, и кажете какво мислите.