HiComment

Приложенията, с които да организирате живота си — част 2

01.09.2015

Миналата седмица представих някои от ключовите категории приложения за организация и повишаване на продуктивността. Както вече споменах, основната идея на статията не е да промотира или оценява конкретни продукти, а да даде съвети за типове софтуер, които могат да улеснят живота ви. Същото се отнася и за втората част: чувствайте се спокойни да откриете приложенията и платформите, които отговарят най-точно на вашите нужди. Тези, които използвам аз, са просто отправни точки, а не препоръки.

Календар

To-do мениджърът и календарът определено имат частично припокриваща се функционалност, но особено ако имате натоварено ежедневие, не препоръчвам да се ограничавате до едно от двете, макар това да не е невъзможно. Използването на списъка със задачи за по-краткосрочно и детайлно планиране оставя място за срещи, дългосрочни планове, напомняния и други типове организация в календара.

Вградените календари в повечето платформи, били те десктоп или мобилни, са чудесни, но това не означава, че не трябва да обърнете внимание и на алтернативите от трети страни, които често имат разширена функционалност, по-иновативни интерфейси и, не на последно място, интеграция с външни услуги.

Личният ми фаворит е Sunrise, който има версии за OS X, iOS и Android. Отскоро компанията е собственост на Microsoft, което би трябвало да означава, че вече се работи и по приложение за Windows. Fantastical също заслужава внимание от Mac и iOS потребителите, а уеб интерфейсът на Google Calendar е по-добър от всякога. Подобно на приложенията за водене на бележки, календарът ще работи добре за вас, когато свикнете да го захранвате с информация. Ако никога не сте разчитали на календар, дори физически, ще имате нужда от известно време, за да свикнете с идеята и отбелязването на някои по-маловажни събития ще ви се струва на ръба на абсурдното. Просто записвайте всичко максимално подробно, канете други потребители в споделените събития и използвайте опциите за напомняния. Месец по-късно ще бъдете благодарни, а съзнанието ви ще бъде осезаемо по-малко натоварено. Възможно е дори да спрете да закъснявате.

Анотации

Анотациите са особено популярни в корпоративните среди, но лесно може да адаптирате тази удобна практика и в личния си живот. Функционалността на софтуера за анотации може да се замени от обикновен графичен редактор, включително Paint, но интерфейсът е оптимизиран за бързи коментари, което го прави значително по-удобен. Анотирането на PDF документи също е ключов аспект.

Ако използвате някоя от последните версии на Windows, може да разчитате на вградения инструмент, който върши отлична работа, при това с опция за анотиране на сайтове. Mac потребителите разполагат с вградения Preview. Аз използвам Skitch (вече част от Evernote), който има и iOS версия.

Корпоративна комуникация/управление на проекти

Възприемането на платформа за корпоративна комуникация е по-тежка задача, тъй като ще се наложи да убедите и екипа си да я използва. Стига да се справите с това начинание, обещавам, че ще се превърнете в най-обичания човек в офиса, а като нищо да си издействате и повишение. В случай, че заемате мениджмънт позиция или сте собственик на бизнес, който разчита само на мейл комуникация, побързайте и поправете грешката си. Размяната на безброй мейли със задължителното “Reply All” е ад за служителите и, накратко, не работи добре.

Екипът на HiComm използва Slack. Около година след преминаването към платформата сме повече от доволни, но пазарът на за този тип софтуер расте с всеки изминал ден. Ако предпочитате комуникационни платформи в стил чат, дайте шанс и на HipChat, Microsoft Lync, Pie и други.

Редица екипи не използват корпоративен чат, а разчитат единствено на платформата си за управление на проекти. Asana е един от по-старите играчи, но популярността на Trello (организирана подобно на канбан дъска) също расте.

Бонус: клипборд мениджър

Никога не съм разбирал защо клипборд мениджърът не е стандартна част от функционалността на всяка десктоп (а защо не и мобилна) операционна система. Малко са хората, които не са съжалявали, че губят копираното в клипборда (при Copy/Paste) съдържание, когато копират нещо друго. Накратко, клипборд мениджърът е история на копирането, което сте извършвали. Той позволява да paste-вате не само последния копиран текст, изображение или каквото ви хрумне, но и предходните. Историите на някои клипборд мениджъри са ограничени до определен брой позиции, докато при други може да изберете този брой ръчно.