Когато идеята за работа от разстояние се промъкна в бизнес редиците, цялата концепция ни се струваше екзотична възможност, която е много далеч от потенциалното бъдеще. За няколко години обаче терминът работно място придоби ново тълкувание, защото дигиталните технологии разкриват нови възможности за ефективна комуникация от всяка точка на земното кълбо. Но дори предефинирано, дигиталното работно място също има нужда от организация, която често е изпълнена с неочаквани обрати и затруднения. Какви са техните характеристики в една вече технологично изменена бизнес среда?

ИНТЕГРАЦИЯТА НА СИСТЕМИ

Ако в миналото бизнесът беше оставен сам да внедрява софтуера, днес отговорните IT партньори се ангажират директно с клиентите си, за да гарантират, че новите инструменти са инсталирани правилно и всички се възползват оптимално от предимствата им. Именно с тази мисъл Konica Minolta създават цялостната концепция Work From Anywhere, защото интелигентната дигитализирана работна среда е много повече от автоматизация на процеси – договорите, кореспонденцията, разходите и отсъствията от работа са ежедневие при всеки от нас. Ключовото в случая е подходящото им дигитализиране и персонализиране.

ДИГИТАЛНИТЕ РАБОТНИ ПРОЦЕСИ M-FILES

На практика никоя съвременна компания не може да си позволи да пренебрегне предимствата на дигиталните технологии. Но онези, които са изпреварили кривата на иновациите, знаят отлично, че статуквото постоянно се мени. Дигиталното управление на договори, базирано на платформата за управление на информация M-Files, позволява интуитивно управление на процеса: на първо място се проследява нанасянето на корекции в реално време, работи се винаги с последната версия на документа, а когато страните постигнат съгласие по клаузите, системата автоматично ги известява къде трябва да поставят електронните си подписи. Освен това дигиталният процес съблюдава спазването на всички заложени срокове, като по този начин се елиминират потенциалните пропуски или забавяния. Със сходни функции може да се похвали и решението за Дигитално управление на кореспонденция. То се грижи за обработката на входяща и изходяща документация, като я класифицира и сканира в единен централен регистър. Благодарение на достъпния интерфейс съобщенията достигат до получателя мигновено, а търсенето и споделянето на документи в защитения дигитален архив е изключително лесно. Връзката между дигиталните инструменти е от първостепенно значение, що се отнася за планирането на работния процес. Всеки от нас осъзна колко нестабилно може да е бъдещето и наличието на единна вътрешноорганизационна комуникация е едно безценно предимство. Чрез Дигиталното одобрение на разходи и фактури се задава ясна последователност на разплащателните процеси. Когато искане за разход бъде подадено, то автоматично се предава за одобрение на съответното ниво. След получаването му с лекота се входира фактурата с всички нейни детайли, като системата известява за нейния падеж своевременно. По този начин нито един детайл няма да бъде пропуснат, а дигиталният архив е на разположение за справки всеки ден, 24 часа в денонощието.

 ОЩЕ УЛЕСНЕНИЯ ЗА РАБОТА В ЕКИП И ОТДАЛЕЧЕНО

Дигиталните решения, разработени от Konica Minolta за Одобрение на отсъствията от работа и Електронно трудово досие, ще са от голяма полза както за HR отдела, така и за всеки член от екипа. Посредством тях се спестява времето, посветено на предизвикателствата, свързани с мащабния документален архив. Електронното трудово досие прилежно съхранява всички документи съобразно съществуващата ТРЗ система. Улесненото индексиране не е единственият бонус. Системата автоматично информира кои документи се нуждаят от преглеждане и подпис, като не пропуска да проследява и сроковете за това. Достъпът до дигиталните инструменти е защитен, но това не му пречи да бъде бърз и лесен дори през мобилни устройства. Графикът за отсъствия от работа се актуализира в реално време, като служителите имат възможност да подадат молба за отпуск изцяло дигитално, да заявят, че ще работят в режим home-office или да регистрират болничен лист. Така документите са леснодостъпни във всеки един момент, отвсякъде, без риск от загуба или злоупотреба с тях. Благодарение на концепцията Work From Anywhere работната среда успява да се освободи от оковите на офис пространството. Дигиталните работни процеси са задължителни за всяка компания, която се стреми да постигне гъвкавост и устойчивост в новата бизнес среда. В интерактивната поредица от свои онлайн събития IT Fitness workshops експертите от Konica Minolta разкриват ползите от дигитализацията, защото управлението на информацията на работното място е нещо повече от модерен термин – това е неразделна част от настоящето ни, в което се вписва именно ориентираният към индивидуалните потребителски специфики стил на Konica Minolta.

Снимки: shutterstock