Съвременната бизнес среда е изключително гъвкава и познава практики, които бяха не само неразпространени, но дори и немислими до неотдавна. Една от тях е работата от разстояние – вместо всеки ден да изминавате досадния път до офиса и обратно, където принудително да съжителствате с десетки колеги, защо просто да не работите от уюта на дома, черпейки вдъхновение от спокойствието и творческата атмосфера? Подобна практика има широко приложение и може да бъде част от деловото ежедневие на широк кръг професии.

„Един от ключовите моменти в тази политика е гъвкавостта. Тъй като няма как всички служители да попаднат под общ знаменател, както би било, когато работят в офиса, фирмата и нейната политика трябва да са пригодени за различни случаи, на различно място и в различно време“, съветва Майкъл Д. Хаберман, старши вицепрезидент на Omega HR Solutions.

Въпреки това в работата от разстояние също има определени правила и те важат както за служителите, така и за работодателите.

„Стратегията за управление на работата от разстояние трябва да се фокусира върху резултатите и свършената работа. Ако се съсредоточите върху микромениджмънта и дребните подробности, ще се обречете на провал“, продължава Хаберман.

Кои тогава са най-важните принципи, които фирмата трябва да спазва, когато провежда подобна политика?

Нова политика - нови правила

Преди всичко възможността за работа от разстояние трябва да бъде ясно изразена и включена в договора на всеки служител заедно и наравно с неговите стандартни задължения. Поради самата природа на отдалечената работа е възможно да възникнат обстоятелства, които да се разминават и дори да противоречат на условията, които са поставени в нормалния договор. Какво би станало например, ако по договор фирмата дава на служителя служебен автомобил за срок от една година, а на третия месец той започва да работи от къщи? Подобни проблеми и условности трябва да бъдат предвидени и описани в цялостния текст на трудовия договор, който всеки подписва.

Освен това задължително трябва да идентифицирате части от оригиналния договор, които остават в сила дори когато настъпи промяна в политиката на заетост на служителя. Деликатни и разтегливи области като работно време, поверителност, поведение и др. трябва да бъдат отбелязани кристално ясно, за да се знаят правата и задълженията на всички страни.

Накрая се постарайте служителят да бъде наистина удовлетворен от условията за отдалечената работа. Има ли в дома отделна телефонна линия, която да бъде на разположение за служебни разговори? Приема ли човек деловата му кореспонденция да пристига по пощата вкъщи? Това са дребни подробности, но всяка от тях има значение за успеха на начинанието.

Оборудване и застраховка

За служителите, които са базирани в офиса, това не е проблем – всеки работи с апаратурата, която е налична за служебно ползване. Но когато един или повече служители пренесат работата си у дома, възникват важни въпроси.

Каква част от оборудването, нужно за извършване на служебните задължения, ще поеме и осигури работодателят? Дали ще се ограничи единствено до най-важните технически аксесоари като мобилен телефон, лаптоп и т.н., или ще може да покрие разходите по оборудването на работен кабинет, мебелировката и т.н.? Как точно се изготвя искането за допълнително оборудване? Кой носи отговорност, ако нещо се развали? Нуждае ли се служителят от отделна застраховка на служебните вещи, намиращи се у дома му?

На всички тези въпроси трябва да бъде даден ясен отговор, за да се погрижите за безопасността и сигурността на служебното оборудване, както и ясно да определите правата и задълженията за неговата употреба.

Техниката, която ще ползвате

Мобилният офис е задължителен за всеки съвременен делови човек. Говорим за най-различни мобилни устройства като лаптоп, смартфон, таблет, а също и портативни принтери, скенери и др. Не подценявайте нуждата от стабилна и обезопасена интернет връзка. Всичко това има нужда от непрекъснато захранване, затова, ако бюджетът го позволява, може да помислите още за Uninterruptible Power Supply (UPS) генератор.

Не на последно място освен техниката ви трябва и ергономично и удобно оборудване - стол, бюро, лампа и др.

Разходите – не може без тях

Друг важен въпрос, свързан с работата от дома, се отнася до разходите, които служителите инкасират в работното си време. Въпреки че наглед отдалечената работа е по-икономична, понякога тези разходи могат да нараснат значително. Важно е да се знае дали компанията отпуска допълнителни средства за покриването им, като например пари за част от сметката за ток и телефон. Понякога е възможно сред служебните разходи да бъдат записани дори такива като отопление, транспорт до трети места и т.н.

Необходимо е ясно да се отбележи кой за какво е отговорен, както и каква е процедурата, по която компанията ще одобрява разходи, направени от служителите извън офиса. Ако вашият служител пътува често по служебни задачи, осребряването на пътните разходи също е важен момент. Трябва да се определи начин на придвижване, да се води регистър на пътуванията, както и да се събират и отчитат всички бележки и фактури за използвани транспортни услуги.

Поверителност на информацията

За разлика от офиса, където е възможно да се осигури постоянно наблюдение, контрол на достъпа и управление на информацията, за отдалечената работа се изисква различно ниво на сигурност. То зависи най-вече от вида на дейността и наличието на съответната инфраструктура. Настоявате ли служителят да държи всички служебни документи под ключ? Изисквате ли кореспонденцията между дома и офиса да става с една-единствена куриерска служба? Кой ще плаща разходите за нея? Ще помогнете ли на служителя с разходите по обезпечаване на сигурността у дома му? Ще инспектирате ли лично обекта? Какво ще се случи, ако поверителността на информацията бъде нарушена? Наясно ли е служителят към кого да се обърне във всеки един момент?

Съхраняването на данните е ключово както локално, така и в облака. В повечето пъти външен диск с достатъчен капацитет ще помогне винаги да имате бекъп на най-важната информация, но ако се нуждаете от истински издръжлива платформа, може да помислите за нещо като ioSafe Solo G3 - не само ви осигурява 2 ТВ място за документи, но издържа на високи температури и потапяне под вода до три дни. Облачният сторидж в платформи като Google Drive на Google или OneDrive на Microsoft предлага повече удобство, но по-малък капацитет. Платени предложения като Box и Dropbox също са вариант, но пак ще ви предложат по-малко, освен ако не сте готови да плащате най-високите абонаменти. Ако работите за компания, навярно ще получите сигурен достъп до нейните сървъри чрез Virtual Private Network (VPN). Не е изключено да помислите и за шредиращо устройство, ако боравите с по-конфиденциална информация.

Ако ползвате Android смартфон, може да пробвате приложението Android for Work, чиято цел е да създаде сигурна среда за бизнес потребителите, които да имат защитен достъп до своите контакти, имейли, календар и файлове, а сега от тази функционалност ще могат да се възползват още повече потребители. То позволява на ИТ администраторите в дадена компания да дадат достъп до служебна информация и одобрени приложения през личните Android устройства на служителите. Освен това Android for Work съхранява личните и служебните данни отделно и криптира последните за повишена сигурност.

Домашният офис пак си е офис, но у дома

Звучи логично, но замислете се - както с бюрото ви в офиса, така и у дома трябва да подредите и организирате работния си кът. Само защото работите от къщи, не означава, че може да се отнасяте с мястото като с вашата всекидневна, кухня или килер. Същото се отнася и за компютъра: докато работите, той е работен компютър, а не "малко за работа, малко за развлечение".

Много важно е да си определите време за работа всеки ден и да се придържате към него. Понякога може да стане объркващо да различавате между дом и офис, когато те са едно и също място. Но ако си направите "работно време", което да спазвате, това ще помогне за продуктивността ви. Дори да не сте от хората, които работят от 9 до 17:30 часа, това е ОК, но пак ще ви трябва период, отдаден само за работа.

И нещичко за нагласата

Работата от къщи може да е нещо готино и да ви спести време и най-различни разходи, но няма гаранция, че ще получавате толкова, колкото сте очаквали. Ако се самоосигурявате и трябва да поемете огромната част от разходите по дейността си, в началото ще ви бъде трудно. Това важи и за журналистите на свободна практика, където хонорарите могат да са обвързани с неща като обем, брой новини и др. Ако обаче запазите реалистични очаквания и проявите упоритост, нещата ще се развиват само в положителна посока.

Никой не обича да планира за лоши сценарии, но те са част от ежедневието и подготовката за тях е неизбежна, ако искате да се погрижите както за успеха на компанията, така и за удовлетвореността на служителите. Като следвате тези няколко прости правила, си гарантирате, че в случай че нещо се обърка, вие и вашите колеги и работодатели ви ще бъдете подготвени.