Всички знаем, че сървърите предлагат място за съхранение с контролиран достъп. От своя страна компютрите, лаптопите и таблетите са криптирани с пароли, а отделните файлове или бази данни също могат да имат допълнителна защита. Но какво се случва, когато поверителната информация трябва да бъде принтирана?

Често конфиденциалните документи биват изпращани като заявка за разпечатка към принтера, който не може да се похвали със специална защита, каквато има останалата част от мрежата. Точно там документите са най-уязвими към посегателство над тях. За щастие има няколко простички решения, с които да предотвратим попадането на информация в грешните ръце.

Японската компания Brother предлага 4 съвета, които ще ни помогнат да повишим сигурността при разпечатването на документи:

Вижте още: Мобилен апокалипсис: хакери контролират оператори от цял свят

Разрешение за печат чрез оторизация

Според статистиките един обикновен служител оставя на принтера около 600 листа хартия годишно. Ако този документ съдържа поверителна информация, данните могат да попаднат у неподходящ човек. Brother съветва служителите да използват PIN или Near Field Communication (NFC) карта за оторизация, за да отключат принтера. Така ще се ограничи рискът да бъде прихваната поверителната информация и ще се намали преразходът при принтиране.

Проследяване на печата

Много добър начин за подобряването на сигурността на вашите разпечатки е да определите потенциалните рискове за данните. За да го направите, е необходимо да знаете кой, какво и кога принтира. Можете да го постигнете чрез инструмент за управление на печата.

Това е опростен софтуер за управление, даващ по-голям контрол, като ви помага да следите потреблението и разходите. От него можете да изготвяте отчети. А това означава, че ще имате проследяемост - от съществено значение в случай на пробив в сигурността, тъй като можете бързо да идентифицирате какви данни са отпечатани или обработени.

Заключване на ресурсите

В отделите, където постоянно се обработва поверителна информация, може да се постави по-високо ниво на защита на разпечатките.

При някои принтери има опция за заключване на всички функции за печат, докато не се получи разрешение от оторизиран служител. Могат да се поставят и специфични ограничения по време за събиране на документите, като след определения период принтерът изтрива данните.

Настройките може да се направят в зависимост от нуждите, без значение дали става въпрос за часове или дни. При някои устройства може да се използва и Active Directory на Microsoft или LDAP сървър за автентификация, за да се управлява достъпът до конкретния принтер.

Сигурност при сканиране

Мерките за сигурност не бива да се ограничават единствено до разпечатаните документи. Можете да защитите и сканираната информация като PDF файл с въвеждане на PIN парола или като използвате протокол за защитен трансфер на файлове (SFTP). Сканирането през SFTP гарантира, че всички качени документи са 100% защитени.

Това позволява да изпратите сканирани данни до себе си или до клиент както обикновено, но е добавено допълнително ниво на криптиране. По този начин, дори и някой от сканираните документи да бъде засечен, информацията все още е сигурна и защитена.

Вижте още: Brother предлага подобрено решение за управление на печата съвместно с Ysoft